1. W dniu 8 marca 2023 r. Chiny przystąpiły do Konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (zwanej dalej ,,Konwencją”), której zapisy wejdą w życie z dniem 7 listopada 2023 r. Konwencja będzie miała wciąż zastosowanie w Specjalnym Regionie Administracyjnym Hongkong i Specjalnym Regionie Administracyjnym Makao.
2. Od 7 listopada 2023 roku polskie dokumenty objęte założeniami Konwencji wymagają jedynie uzyskania polskiego poświadczenia o urzędowym charakterze (Apostille) by mogły być używane w Chinach kontynentalnych. Nie jest konieczne ubieganie się o uwierzytelnienia konsularne.
3. Od 7 listopada 2023 roku Konsulaty Chin w Polsce zaprzestają działalności w zakresie legalizacji konsularnych. W przypadku dokumentów wydanych w Polsce, które mają zostać użyte w Chinach kontynentalnych, należy wystąpić o polskie poświadczenie o urzędowym charakterze do właściwych polskich organów .
4. Zgodnie z postanowieniami Konwencji, poświadczenie o urzędowym charakterze (Apostille) wydawane przez organy państwowe danego kraju służy do poświadczenia autentyczności podpisów na dokumencie, tożsamości osoby podpisującej dokument w momencie składania podpisu oraz autentyczności pieczęci na dokumencie (jeśli jest ona wymagana). Uzyskanie polskiego poświadczenia o urzędowym charakterze nie musi oznaczać, że dany dokument zostanie zaakceptowany przez organy chińskie. Przed rozpoczęciem procedury zaleca się zapoznanie z chińskimi urzędowymi wymaganiami dotyczącymi formatu, treści, terminów, tłumaczeń i innych.
5. Dokumenty objęte Konwencją wydane w Chinach z zamiarem użycia ich w Polsce nie będą już podlegały uwierzytelnianiu przez stronę chińską ani uwierzytelnianiu konsularnemu przez Konsulat RP w Chinach - będą natomiast podlegały wymogowi uzyskania poświadczenia o urzędowym charakterze (Apostille). Organem właściwym dla wydawania poświadczenia o urzędowym charakterze dla dokumentów wydawanych na terytorium Chińskiej Republiki Ludowej jest tamtejsze Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Desygnowane przez chińskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych Biura Spraw Zagranicznych określonych lokalnych urzędów są uprawnione do wydawania poświadczeń o urzędowym charakterze dla dokumentów wydawanych w ich regionach administracyjnych (szczegółowa lista znajduje się w załączniku). Informacje o poświadczeniach o urzędowym charakterze można sprawdzić online na stronie internetowej: https://consular.mfa.gov.cn/VERIFY/. Szczegółowe procedury i wymagania dotyczące ubiegania się o poświadczenia o urzędowym charakterze dokumentów można znaleźć na stronie internetowej China Consular Service (http://cs.mfa.gov.cn/) lub na stronach internetowych lokalnych Biur Spraw Zagranicznych.
Ambasada Chińskiej Republiki Ludowej w Polsce
Konsulat Generalny Chin w Gdańsku
24 października 2023 r.
Załącznik
Lista lokalnych chińskich Biur Spraw Zagranicznych wydających poświadczenia o urzędowym charakterze dokumentów krajowych.
(łącznie 31)
Prowincja Anhui, miasto Chongqing, prowincja Fujian, prowincja Guangdong, Autonomiczny Region Guangxi Zhuang, prowincja Guizhou, prowincja Henan, prowincja Heilongjiang, prowincja Hubei, prowincja Hunan, prowincja Hainan, prowincja Jilin, prowincja Jiangsu, prowincja Jiangxi, prowincja Liaoning, prowincja Sichuan, prowincja Shandong, miasto Szanghaj, prowincja Shaanxi, prowincja Yunnan, prowincja Zhejiang, prowincja Gansu, prowincja Hebei, prowincja Shanxi, Region Autonomiczny Mongolii Wewnętrznej, miasto Changchun, miasto Harbin, miasto Ningbo, miasto Jinan, miasto Qingdao, miasto Shenzhen.